Veilig omgaan met elkaar & protocollen bij HerstelVitaal

Bij HerstelVitaal vinden we het belangrijk dat iedereen zich veilig voelt en gewerkt wordt met duidelijke richtlijnen hoe te handelen bij een incident of calamiteit.

Bij groepsbegeleiding handteren we ook duidelijke omgangsregels om een veilige en respectvolle omgeving te waarborgen in een groep voor cliënten, coaches, begeleiders en samenwerkende partners. Deze regels zorgen ervoor dat gewenst gedrag wordt bevorderd en niet-toelaatbaar gedrag kan worden aangepakt. Het doel is om een sfeer te creëren waarin iedereen zich comfortabel voelt en zich durft uit te spreken over ongemakkelijke situaties.

Registratie incident & calamiteiten

a. Incident

Volgens de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg) is de definitie als volgt: ‘Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg, en heeft geleid, had kunnen leiden of zou kunnen leiden tot schade bij de cliënt. Incidenten zijn (in vergelijking met calamiteiten) relatief lichte verstoringen van de dagelijkse gang van zaken bij een zorgaanbieder. Het gaat bij een incident bijvoorbeeld om:

• Een fout: een afwijking van een situatie ten opzichte van de ideale situatie, met meestal ongewenste gevolgen. Het betreft het handelen van zorgverleners en/of cliënten of het nalaten van handelen door zorgverleners en/of cliënten, waardoor schade ontstaat voor een cliënt of de zorgverlener zelf. Denk bijvoorbeeld aan agressief gedrag waarbij gevoelens van onveiligheid ontstaan.
• Een ongeluk: een gebeurtenis waarbij iets misgaat en waarbij meestal schade optreedt. Een voorbeeld kan zijn een valincident.
• Een bijna-ongeluk: een ongeluk dat ternauwernood voorkomen kon worden of net niet plaatsvond. Bijvoorbeeld bijna struikelen over een losliggend matje.

Melding van een incident wordt meegenomen in het kwaliteitsmanagementsysteem van HerstelVitaal en wordt 1 x per 6 maanden doorgegeven aan CZMN (Coöperatie Zorgaanbieders Midden Nederland).

b. Calamiteit /Geweldsincident

Volgens de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg) is de definitie als volgt: ‘Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van een cliënt of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid. Een calamiteit is onder meer:

• Elk onverwacht en onbedoeld overlijden van een cliënt en/of zorgverlener.
• Elke suïcide(poging) van een cliënt, die mogelijk samenhangt met tekortkomingen in de zorg bijvoorbeeld omdat er sprake was van onvoldoende toezicht, slechte communicatie of fouten bij de overdracht.
• Een gebeurtenis die heeft geleid of kan leiden tot ernstig en/of blijvend lichamelijk letsel bij een cliënt en/of zorgverlener.
• Een gebeurtenis die heeft geleid of kan leiden tot ernstig geestelijk lijden van een cliënt en/of zorgverlener.
• Ernstig grensoverschrijdend gedrag: fysiek, psychisch en/of seksueel door hulpverleners of andere cliënten.
• Bij geweld kan gedacht worden aan ernstig grensoverschrijdend gedrag zowel fysiek, psychisch als seksueel.

Er is sprake van een geweldsincident als: er geweld is richting een cliënt door een zorgverlener en/of cliënt of een ander die in opdracht werkt, of wanneer er sprake is van geweld tussen cliënten onderling. Het gaat om situaties van lichamelijk en geestelijk geweld, seksueel grensoverschrijdend gedrag, seksueel misbruik, ontucht en dwang binnen een zorgrelatie.

Deze melding wordt meegenomen in het Kwaliteitsmanagementsysteem van HerstelVitaal en wordt doorgegeven aan CZMN. HerstelVitaal neemt passende maatregelen, eventueel in samenwerking met derden zoals CZMN, vertrouwenspersoon of politie.

HerstelVitaal doet deze melding om veiligheid te borgen in de werkrelatie tussen cliënt en medewerker, cliënten onderling of medewerkers onderling. Hieruit kunnen eventuele preventieve adviezen en/of maatregelen voortvloeien.

Onderzoek naar de melding en registratie is ook gericht op vermijdbaarheid van bovengenoemde verstoringen.

1. Ga naar je dossier in Zilliz en klik op button ‘incident melden’.
2. Vul de lijst in (bij voorkeur via Zilliz (sjabloon) en maak tekst vet wat van toepassing is en/of beantwoord de vraag met tekst.
3. Je geeft aan welke type melding het betreft: incident/calamiteit.
4. Zowel een incident als een calamiteit dient zo snel mogelijk vermeld te worden in Zilliz.
5. Daarnaast dient een calamiteit/geweldsincident binnen drie werkdagen gemeld te worden bij de kwaliteitsfunctionaris van de CZMN. Dit gebeurt door voorzitter MIC (Irene Miltenburg).
6. Dit formulier (sjabloon in Zilliz) sla je bij voorkeur op in Zilliz, er komt automatisch een melding bij de voorzitter MIC (Irene Miltenburg). Na het opslaan van het formulier in Zilliz, informeer voorzitter MIC (Irene MIltenburg) via telefoon of app.
7. De voorzitter registreert de melding en tekent dit af op het formulier.?
8. De voorzitter brengt het vervolgens de melding in bij MIC commissie (Jos en Irene en/of CZMN).
9. De commissie neemt dit verder in behandeling en meldt bevindingen, aanbevelingen en/of maatregelen terug in het team en/of naar betrokken persoon.
10. Het aantal meldingen per jaar wordt doorgegeven aan CZMN, verwerkt in het Kwaliteitsmanagementsysteem (Klix) van HerstelVitaal en is terug te lezen in het jaarverslag van HerstelVitaal.

Protocol omgangsregels groep

Leidraad voor gewenst gedrag

De omgangsregels dienen als richtlijn voor het gedrag van alle betrokkenen. Ze helpen ons om gedrag te evalueren en een gezond leefklimaat te handhaven. Ongewenst gedrag wordt vaak onbewust vertoond, maar met duidelijke regels kunnen we gezamenlijk streven naar een respectvolle omgang.

Interventie bij niet-toelaatbaar gedrag

De omgangsregels stellen ons in staat om niet-toelaatbaar gedrag te herkennen en gepaste maatregelen te nemen. Werkcoaches spelen hierbij een belangrijke rol: zij houden ongewenst gedrag in de gaten, spreken de betrokken persoon aan en registreren incidenten, inclusief de datum en aard van het voorval. Bij herhaalde incidenten wordt overlegd met het bestuur van HerstelVitaal om verdere stappen te bepalen. Bij grensoverschrijdend gedrag wordt de persoon direct weggestuurd en stopt het traject bij HerstelVitaal. Het incident wordt ook gemeld aan de opdrachtgever van het traject.

Mogelijkheden voor klachten en inschakelen vertrouwenspersoon

Agressieprotocol

Medewerkers en samenwerkende partners werken met een interne agressieprotocol voor het borgen van een eigen veiligheid bij individuele gesprekken op kantoor of bij een cliënt thuis. Indien nodig kan een medewerker samen met een collega samen de begeleiding of coaching doen.

Registratie incidenten & Calamiteiten

Alle incidenten en calamiteiten worden geregistreerd met een registratieformulier (MIC) via het cliëntvolgsysteem Zilliz. Het ingevulde formulier wordt doorgestuurd naar Irene Miltenburg, bestuurslid bij HerstelVitaal, of naar de vertrouwenspersoon

Mogelijkheden voor klachten en ondersteuning

De omgangsregels ondersteunen een efficiënte klachtenregeling. Zowel de interne contactpersoon als de externe vertrouwenspersoon gebruiken deze regels om een passend advies te geven bij meldingen van ongewenst gedrag.

Protocollen

De bijbehorende protocollen helpen verder bij het vaststellen van de juiste acties bij incidenten.

Voor deelnemers die een traject volgen via het CSR Centrum gelden de reglementen van het CSR Centrum. Meer informatie is te vinden op CSR, Expertisecentrum Stress & Veerkracht.